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メールボックスの容量超過を解消しました。

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お客様より、メールが受信できなくなったとお問い合わせをいただきました。

状況を確認すると、送信は問題なくできるが、本来受信すべきメールが届かないということでした。
試しに当方から先方のメールアドレスに送信してみると、やはり到着しないという現象がありました。

メール許容容量の確認

このような場合は、メールボックスの容量をまず確認します。
ほとんどの場合は、メールボックスの容量が許容されている容量を超過していてこれ以上メールを受け取れませんという状態になっていることが大変多いのです。

IMAPでの受信の場合

IMAPという仕組みでメールを受信しているばあい、メールのデータはサーバーに残してあり、サーバーのメールボックスに直接アクセスしてメールを確認しているような状態いなります。
よって、サーバー側のメールボックスの容量に影響します。
IMAPで受信をされている場合は、古いものやもう保存しておく必要がなくなったメールを削除することで容量を開けていくことができます。

POPの場合

POPの場合は基本的にサーバーからメールを受信してきて基本的にはメールをサーバーに残さなくても大丈夫な仕様になっていますが、近年は、PCとスマホで確認したいという方が増えてきて、『サーバーにメールデータを残す』という設定をすることが増えてきました。
この設定を変更すれば自然とサーバーからメールが順次削除されるようになります。
先述の通り、スマホでもメールを受信したいという方の場合、●●日以上経過した開封済み(ダウンロード済み)メールデータはサーバーから削除するというような設定がメールソフトにありますので、2週間(14日)程度の設定をされることで、スマホでもメールを受信しつつ、一定期間が経過したメールデータは順次削除するという設定ができます。

メールソフトの設定の変更ができない場合

今回の場合、遠隔地のお客様で、リモート接続で対応もできたのですが先方様が多忙で、PCの前にほとんどいないということもあり、上記の設定をすぐに行うことができませんでした。そして、いったんメールデータを削除して容量を開けたとしても、数日で設定されているメール容量を満杯にしてしまうほどのメール量で、少し困った状態になりました。

当方サイドでメールを削除

先方様から許可を得て、メールデータを一定間隔で削除することで現状はしのぎつつ、どこかのタイミングでメールソフトの設定を変更することにしました。

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